Kurz gesagt
- Automatisieren lohnt sich bei Aufgaben, die regelmässig vorkommen, immer gleich ablaufen und Daten zwischen Programmen verschieben.
- Typische Beispiele sind Anfragen aus dem Kontaktformular, Terminerinnerungen, Datenübertragung, Dokumente aus Vorlagen und Zahlungserinnerungen.
- Bei Digital Architect kostet die Umsetzung je nach Aufwand, mit fixer Offerte vorab. Der Betrieb kostet ab CHF 35 pro Monat.
- Am besten starten Sie mit einer einzigen, klar umrissenen Aufgabe.
Was bedeutet Automatisierung?
Eine Automatisierung ist ein fester Ablauf, der von selbst startet und Schritte erledigt, die sonst jemand von Hand macht. Auslöser ist ein Ereignis: eine neue Anfrage über die Website, eine eingehende E-Mail oder ein bestimmtes Datum. Danach folgen Schritte wie «Kontakt im CRM anlegen», «Bestätigung senden» oder «Termin im Kalender eintragen».
Für ein KMU heisst das selten Roboter oder grosse IT-Projekte. Meist geht es um die vielen kleinen Handgriffe zwischen E-Mail, Tabellen, Kalender und Buchhaltung.
Woran Sie erkennen, ob sich eine Aufgabe lohnt
Drei Fragen helfen bei der Einschätzung:
- Kommt die Aufgabe regelmässig vor? Täglich oder wöchentlich lohnt sich eher als einmal im Jahr.
- Läuft sie jedes Mal gleich ab? Feste Regeln lassen sich automatisieren, Bauchentscheide nicht.
- Werden Daten abgetippt oder kopiert? Dort entstehen Fehler, und dort spart eine Automatisierung am meisten.
Beantworten Sie zwei der drei Fragen mit Ja, lohnt sich ein genauerer Blick. Eine einfache Rechnung zeigt, um wie viel Zeit es geht: 20 Minuten pro Arbeitstag sind bei 45 Arbeitswochen rund 75 Stunden im Jahr.
8 Aufgaben, die sich in KMU oft automatisieren lassen
1. Anfragen aus dem Kontaktformular
Statt in einem Postfach unterzugehen, werden Anfragen sortiert, in einer Tabelle oder im CRM gespeichert, und die Kundschaft erhält sofort eine Bestätigung. Auch das Kontaktformular auf dieser Website funktioniert so: Anfragen laufen über eine Automatisierung direkt zu uns.
2. Terminbuchungen und Erinnerungen
Bestätigung nach der Buchung und Erinnerung vor dem Termin gehen automatisch raus. Niemand muss daran denken, und Kundinnen und Kunden haben alle Angaben im Postfach.
3. Anmeldungen und Wartelisten
Anmeldungen für einen Anlass, einen Kurs oder eine Warteliste werden geprüft, gespeichert und bestätigt. Für Driftlab, eine Werkstatt in Luzern, haben wir zum Beispiel die Anmeldung zur Warteliste automatisiert.
4. Daten zwischen Programmen übertragen
Bestellungen aus dem Webshop in die Buchhaltung, neue Kontakte vom Formular ins CRM, Arbeitsstunden aus einer Tabelle in die Rechnung: Was heute abgetippt oder kopiert wird, kann meist automatisch übertragen werden.
5. Offerten und Dokumente aus Vorlagen
Angaben aus einer Anfrage füllen eine Vorlage aus. Das fertige Dokument wird richtig benannt und am richtigen Ort abgelegt.
6. Zahlungserinnerungen und Nachfassen
Bleibt eine Rechnung offen oder eine Offerte ohne Antwort, geht nach einer festgelegten Zeit eine freundliche Erinnerung raus. Sie bestimmen, ab wann ein Mensch übernimmt.
7. Wochenberichte
Zahlen aus mehreren Programmen kommen einmal pro Woche als kurze Übersicht in Ihr Postfach, statt dass Sie sie selbst zusammensuchen.
8. Häufige Fragen beantworten
Ein KI-Chatbot auf Ihrer Website beantwortet wiederkehrende Fragen aus Ihren eigenen Inhalten und gibt Anfragen, die mehr brauchen, an Sie weiter.
Wann sich Automatisierung nicht lohnt
Nicht jede Aufgabe gehört automatisiert. Abraten würden wir, wenn:
- die Aufgabe selten vorkommt und schnell erledigt ist,
- jeder Fall anders ist und Erfahrung oder Fingerspitzengefühl braucht,
- der Ablauf selbst noch unklar ist. Dann zuerst den Ablauf klären, danach automatisieren,
- ein Programm keine Schnittstelle hat. Dann gibt es manchmal einen Umweg, manchmal nicht.
In der Beratung sagen wir Ihnen ehrlich, wenn sich eine Automatisierung für Ihre Aufgabe nicht rechnet.
Was kostet eine Automatisierung?
Die Kosten bestehen aus zwei Teilen:
- Einmalig, die Umsetzung: Sie hängt davon ab, wie viele Programme verbunden werden und wie viele Schritte der Ablauf hat. Bei uns erhalten Sie vorher eine fixe, schriftliche Offerte.
- Laufend, der Betrieb: Server, Überwachung, Updates und kleine Anpassungen kosten bei uns ab CHF 35 pro Monat. Kosten für externe Dienste, zum Beispiel für KI-Nutzung, stehen ebenfalls in der Offerte.
Stellen Sie die gewonnene Zeit diesen Kosten gegenüber. Bei 75 Stunden im Jahr ist die Rechnung meist schnell gemacht, bei 5 Stunden im Jahr eher nicht.
Womit wird automatisiert? Kurz zu n8n
Wir setzen Automatisierungen mit n8n um. n8n verbindet Programme über ihre Schnittstellen: E-Mail, Kalender, Google Workspace, Microsoft 365, Tabellen, CRM- und Buchhaltungssysteme und viele mehr. Jeder Ablauf besteht aus sichtbaren Schritten und bleibt dadurch nachvollziehbar und erweiterbar.
Ihre Abläufe laufen auf unserem eigenen n8n-Server. Sie brauchen dafür weder ein eigenes Konto noch technische Kenntnisse. Wer selbst ausprobieren möchte, findet mit n8n, Zapier oder Make einen Einstieg. Für Abläufe, auf die sich Ihr Betrieb verlassen muss, lohnt sich eine Betreuung, die Fehler bemerkt und Updates einspielt.
So fangen Sie an
- Notieren Sie eine Woche lang, welche Aufgaben sich wiederholen und wie lange sie dauern.
- Wählen Sie eine Aufgabe, die häufig vorkommt und klar abläuft.
- Schreiben Sie die Schritte auf, so wie Sie sie heute erledigen, inklusive der Programme.
- Lassen Sie prüfen, ob und wie sich die Aufgabe automatisieren lässt.
Den letzten Schritt übernehmen wir gerne. In der kostenlosen Beratung schauen wir Ihre Aufgabe an und sagen Ihnen, ob und wie sich eine Automatisierung lohnt. Mehr zu unserem Angebot finden Sie unter Automatisierung.